Carieră: 3 motive pentru care ai nevoie de documente online

Dacă lucrezi într-un domeniu în care actele şi documentele îţi ocupă foarte mult loc, fie pe birou sau în dulapuri, află că acum există o metodă mult mai bună pentru a ţine evidenţa lor. Este vorba despre stocarea online, care poate creşte productivitatea şi eficienţa şi reduce costurile.
Ce reprezintă de fapt 4easyCM – managementul documentelor? Pe scurt e o modalitate prin care înscrisurile se pot controla şi edita în cadrul unei echipe sau a unei afaceri. Peste hotare există şi legi care să oblige unele segmente de piaţă să folosească o asemenea procedură a de exemplu unele companii din sistemul sanitar trebuie să aibă copii digitale ale fişelor medicale, pentru a face încet încet tranziţia către nefolosirea hârtiei.

1 Acces mai rapid la informaţii

Posibilitatea de a accesa documentele online nu poate fi comparată cu birourile şi dulapurile pline de acte. În plus, cu această noua metodă ai posibilitatea să cauţi după fraze sau sintagme de text în tot sistemul, astfel să ai rezultatul dorit în câteva secunde. Odată găsit, poţi să-l trimiţi către alte persoane interesate, fie coleg de birou sau pe mail unui client.

2 Reducerea costurilor logistice

Se referă pe de o parte la reducerea costurilor pentru hârtie, dar şi a tonerelor, registre, dulapuri, întreţinere imprimantă. Prin aceste acţiuni, pe lângă câştigul imediat, puteţi deveni o companie mai prietenoasă cu mediul înconjurător.

3 Date accesibile de oriunde

Acest instrument vă va permite să aveţi cu dumneavoastră informaţiile oriunde aţi fi. Ar fi imposibil să căraţi cu sute de documente când sunteţi plecate la vreo întâlnire de afaceri sau în vreo delegaţie. De vreme ce întreaga bază de date poate fi accesată în siguranţă de oriunde aveţi acces la internet, fără a mai trebui să căraţi documente pe drum.
Foto: Shutterstock